Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy – przygotowanie

Rzetelnie prowadzona dokumentacja i bieżące przestrzeganie przepisów ułatwiają przebieg kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Poniżej omawiamy kompetencje PIP oraz sposób przygotowania się do kontroli.

Kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie kontroli

Państwowa Inspekcja Pracy to organ nadzoru i kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy dotyczących m.in. zatrudnienia i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z ustawą z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy PIP może przeprowadzać kontrolę u wszystkich pracodawców oraz u przedsiębiorców, na rzecz których prace wykonywane są przez inne osoby fizyczne. W zależności od sytuacji, kontrola może być przeprowadzana w: siedzibie podmiotu kontrolowanego, jego oddziałach lub filiach oraz w miejscu przechowywania dokumentacji kadrowej i finansowej.

Co sprawdza inspektor pracy?

Zakres uprawnień inspektora pracy w zakresie kontroli jest szeroki. Obejmuje on przestrzeganie przepisów prawa pracy dotyczących sytuacji prawnej pracowników. Przede wszystkim weryfikuje się kwestie dotyczące BHP na stanowisku, dokumentację pracowniczą, czas pracy, przestrzeganie prawa do urlopów wypoczynkowych, legalność zatrudnienia, zgodność wysokości wynagrodzenia i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. Jeżeli wcześniej miała miejsce kontrola PIP, to jednym z priorytetów inspektora jest sprawdzenie, czy wydane wcześniej decyzje nakazowe i wnioski wystąpienia zostały zrealizowane. W związku z tym po otrzymaniu wyników i ewentualnych środków nadzorczych, należy wprowadzić je zgodnie z terminami przewidzianymi w dokumentacji.

Jak przygotować się do kontroli?

Kluczowe jest regularne i rzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej i finansowej, a także przestrzeganie przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Jest to niezwykle ważne, ponieważ nie każda kontrola PIP musi być zapowiedziana wcześniej. Inspektor pracy ma prawo przeprowadzić kontrolę bez uprzedzenia, o każdej porze dnia i nocy. Często zdarza się jednak, że pracodawca otrzymuje wcześniej informację o planowanej wizycie inspektora. Informacja może być przekazana drogą telefoniczną, mailową lub pisemną.

W związku z tym w ramach przygotowań, należy przejrzeć dokumentację i sprawdzić, czy jest kompletna i prawidłowo prowadzona. Ponadto należy ją uporządkować, aby ułatwić pracę inspektorowi i zminimalizować ryzyko ewentualnych błędów. Dodatkowo warto zwrócić uwagę na porządek w pomieszczeniach, gdzie wykonywana jest praca oraz w sanitariatach i pomieszczeniach wspólnych. Jest to związane z tym, że inspektor przeprowadza oględziny tych pomieszczeń w celu stwierdzenia ewentualnych nieprawidłowości. Oczywiście rekomendujemy regularne dbanie o porządek, co korzystnie wpływa na komfort i bezpieczeństwo pracy.

Co musisz zapewnić w trakcie kontroli?

Jako podmiot poddawany kontroli musisz zapewnić inspektorowi odpowiednie warunki do jej przeprowadzenia oraz środki, które są do tego niezbędne. W szczególności obejmuje to:

• dokumenty i materiały żądane przez inspektora;
• urządzenia techniczne oraz (jeżeli to możliwe) osobne pomieszczenie dla inspektora;
• terminowe udzielenie ustnych lub pisemnych informacji w ramach przeprowadzanej kontroli i nią objętych.

Okręgowe inspektoraty pracy udzielają bezpłatnych porad prawnych dotyczących przepisów prawa pracy.

Warto znać swoje prawa i obowiązki

Jako pracodawca lub przedsiębiorca niebędący pracodawcą zapoznaj się dokładnie z przepisami Ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy i poznaj swoje prawa i obowiązki, a także uprawnienia inspektora pracy, które przysługują mu w trakcie kontroli. Ustalenia kontroli inspektor zapisuje w protokole kontroli, do którego kontrolowany może zgłosić zastrzeżenia. W razie stwierdzenia naruszeń inspektor może zastosować środki prawne, m.in. nakaz, wystąpienie lub polecenie, a w przypadku wykroczeń nałożyć grzywnę w drodze mandatu karnego lub skierować wniosek o ukaranie do sądu.